Outlook – Gagner du temps et s’organiser
PRÉSENTATION
Solution complète associant messagerie, calendrier, gestionnaire de tâches et de contacts, Outlook est l’un des logiciels organisationnels les plus répandus dans les entreprises. La formation Outlook « Gagner du temps et s’organiser » est destinée aux utilisateurs souhaitant gagner du temps et optimiser leur organisation de manière efficace afin d’avoir un meilleur suivi de leur messagerie.
À l’issue de la formation, vous aurez acquis les savoir-faire suivants :
- Optimiser la gestion des messages au quotidien
- Personnaliser sa messagerie
- Automatiser le classement de ses messages
- Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches
- Gérer son planning et organiser son agenda
- Partager son agenda pour un travail collaboratif
- Planifier ses réunions
- Centraliser ses notes
La formation s’adresse aux personnes suivantes :
- Utilisateurs d’Outlook souhaitant améliorer leur productivité, mieux gérer leur temps et leurs tâches.
Tout utilisateur maitrisant les fonctionnalités de base d’Outlook.
LE PROGRAMME DE LA FORMATION
Configurer sa messagerie
- Personnaliser le ruban, les affichages, les favoris
- La fonctionnalité « Boîte de réception prioritaire »
- Créer un message basé sur un format particulier
- Choisir une mise en forme des messages par défaut
- Appliquer un papier à lettres ou un thème Outlook par défaut
- Utiliser et créer des modèles de message
- Choisir d’être prévenu de l’arrivée de nouveaux messages
- Configurer les messages de réponse et de transfert
- Créer une ou plusieurs signatures automatiques
- Signer automatiquement les messages
- Paramétrer le gestionnaire d’absence
Organiser sa messagerie
- Utiliser les indicateurs de suivi d’un message
- Utiliser les outils de recherche
- Créer des dossiers, des sous-dossiers pour optimiser la recherche des messages
- Créer un dossier de recherche
- Créer des règles automatiques pour le classement des messages
- Utiliser les actions rapides pour automatiser les tâches répétitives
- Archiver manuellement ou automatiquement dans un fichier de données Outlook
- Définir et supprimer automatiquement le courrier indésirable
- Utiliser les boutons de vote
Organiser sa liste de contacts
- Créer et catégoriser ses contacts
- Rechercher un contact
- Créer un groupe de contacts
- Modifier un groupe de contacts
- Envoyer un message à un groupe
- Échanger des cartes de visite
- Importer, exporter des contacts
Prioriser ses tâches
- Créer, modifier, supprimer une tâche
- Répondre à une demande de tâche : Accepter ou refuser
- Définir la périodicité d’une tâche
- Créer une tâche en définissant le début, l’échéance, l’état d’avancement et le niveau de priorité de celle-ci
- Suivre l’avancement d’une tâche
- Afficher, trier et classer ses tâches
- Assigner une tâche
- Basculer un message, un rendez-vous ou une note en tâche
Gérer son calendrier
- Différencier les rendez-vous, les éléments et les réunions
- Planifier, modifier, déplacer ou supprimer un rendez-vous, une réunion
- Définir la périodicité d’un rendez-vous (définir un rappel, une périodicité)
- Inviter des participants à une réunion
- Choisir une plage horaire en fonction de la disponibilité des participants
- Programmer une alarme
- Gérer les confirmations et les annulations
- Modifier la date d’une réunion
- Créer un nouveau calendrier
- Afficher plusieurs calendriers
- Définir la semaine et les heures de travail et gérer les jours fériés
- Partager ses données tels que le calendrier, l’agenda, le carnet d’adresses (nécessite le serveur Exchange)
- Ouvrir un calendrier partagé
- Imprimer le calendrier
Les moyens de suivi et d’évaluation
Afin de valider l’efficacité de la formation et de mesurer votre progression, nous proposons un système d’évaluation basé sur des critères complémentaires, à chaque étape clé de votre projet de formation.
En amont de la formation
- Audit personnalisé,
- Elaboration d’un plan de formation en collaboration avec les futurs apprenants.
Pendant et à l’issue de la formation
- Réévaluation des attentes des participants,
- QCM, exercices et mises en situation réguliers,
- Attestation par le formateur des compétences acquises en fin de parcours,
- Remise d’un questionnaire de satisfaction client.
Plusieurs semaines après la formation :
- Evaluation à froid des connaissances et des compétences acquises.
Les Moyens pédagogiques et techniques
Toujours en quête d’excellence, nous nous appuyons sur des méthodes actives et participatives, des savoir-faire tant exigeants qu’innovants et des formateurs sélectionnés pour leurs qualités techniques et pédagogiques, afin de garantir le meilleur à nos apprenants.
Notre pédagogie et nos moyens techniques
- Alternance entre principes théoriques, mises en pratique et temps d’échange avec
l’intervenant, - Remise d’un support complet d’aide à l’utilisation du logiciel au quotidien,
- Des salles de formation équipées et des salles virtuelles ultra performantes,
- Un contact permanent via notre système de messagerie instantanée.
Le profil de nos formateurs
- Expertise dans leurs domaines respectifs,
- Maîtrise de la pédagogie et des mécanismes d’apprentissage spécifiques à chaque public,
- Maîtrise de la pédagogie du projet,
- Leadership, capacité d’écoute et d’animation d’un groupe.
Modes de formations
En tant qu’experts à la fois de la pédagogie et du secteur du numérique, nous maîtrisons parfaitement les 3 modes de formation que nous proposons. Ainsi vous ne serez jamais isolé face à votre projet et vous bénéficierez à la fois d’un accompagnement sur mesure et de ressources pédagogiques
complémentaires.
Nos 3 modes de formation :
- La formation en présentiel,
- La formation en distanciel,
- La formation Blended-Learning.
Modes de financement
Financement par un OPCO
Organisme agréé par l’Etat, l’Opérateur de compétences (OPCO) dont vous dépendez en fonction de
votre activité peut prendre en charge tout ou partie de la formation.
Financement par le CPF
Votre Compte Personnel de Formation (CPF) représente les droits à la formation que vous avez acquis
au cours de votre carrière professionnelle, toutes expériences confondues. Il vous permet de prendre
l’initiative d’une demande de formation.
Quels centres proposent cette formation ?
- Vous pouvez suivre cette formation de plusieurs manières :
De chez vous :
Suivez la formation en distanciel depuis votre bureau, dans une salle de classe virtuelle. - En centre de formation :
En présentiel, depuis notre centre d’Evry-Courcouronnes - En formation mixte.
Les centres qui proposent cette formation sont :
PHILIANCE FORMATION
2 Rue Jean Mermoz,
91080 Evry-Courcouronnes
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