Durée : 14 heures (2 jours) | Formation continue | Programme personnalisable
Présentation
Solution complète associant messagerie, calendrier, gestionnaire de tâches et de contacts, Outlook est l’un des logiciels organisationnels les plus répandus dans les entreprises. La formation Outlook « Gagner du temps et s’organiser » est destinée aux utilisateurs souhaitant gagner du temps et optimiser leur organisation de manière efficace afin d’avoir un meilleur suivi de leur messagerie.
Délais d'accès
Pour les prochaines sessions de notre formation continue Outlook Gagner du temps et s’organiser, nous vous invitons à contacter notre service commercial afin de convenir des dates selon vos besoins.
Tarif de la formation
La formation Outlook Gagner du temps et s’organiser revient en moyenne à 159 € de l’heure.
54
Nombre d’apprenant à l’année
97
Taux de satisfaction
– %
Taux de réussite (En cours d’étude)
Objectifs de la formation (Aptitudes et Compétences)
- Optimiser la gestion des messages au quotidien.
- Personnaliser sa messagerie.
- Automatiser le classement des messages.
- Gérer les contacts, l’agenda et les tâches.
- Planifier et organiser son agenda.
- Partager son agenda pour un travail collaboratif.
- Planifier les réunions.
- Centraliser les notes.
Prérequis de la formation
Pour intégrer notre formation continue Outlook Gagner du temps et s’organiser, vous devez remplir les conditions suivantes :
- Aucun prérequis n’est nécessaire pour cette formation.
Le conseil PHILIANCE :
- Maîtriser les fonctionnalités de base d’Outlook.
- Bonnes compétences en communication, à l’oral et à l’écrit.
Modalités d'accès
Pour intégrer l’une de nos formations continues, voici les différentes étapes :
- Étape 1 : Audit de votre demande par nos formateurs
- Étape 2 : Envoi du devis et du programme au demandeur suite au rapport de nos formateurs
- Étape 3 : Confirmation des dates de formation en fonction des disponibilités des formateurs et des besoins du demandeur
- Étape 4 : Mise en œuvre de la formation
Nous vous confirmerons votre admission sous 48 heures.
Méthode mobilisée
Toujours en quête d’excellence, nous nous appuyons sur des méthodes hybrides, actives et participatives, des savoir-faire tant exigeants qu’innovants et des formateurs sélectionnés pour leurs qualités techniques et pédagogiques, afin de garantir le meilleur à nos apprenants.
NOTRE PÉDAGOGIE ET NOS MOYENS TECHNIQUES
- Une alternance entre principes théoriques, travaux pratiques et mises en situation.
- Des salles de formation équipées et des salles virtuelles ultra-performantes.
- Un contact permanent via notre système de messagerie instantanée.
- Un accès illimité à notre plate-forme de formation 100% connectée.
- L’accès à une bibliothèque numérique de plusieurs milliers d’ouvrages.
LE PROFIL DE NOS FORMATEURS
- Expertise dans leurs domaines respectifs.
- Maîtrise de la pédagogie et des mécanismes d’apprentissage spécifiques à chaque public.
- Maîtrise de la pédagogie du projet.
- Leadership, capacité d’écoute et d’animation d’un groupe.
Programme de la formation
CONFIGURER SA MESSAGERIE
- Personnaliser le ruban, les affichages, les favoris
- La fonctionnalité « Boîte de réception prioritaire »
- Créer un message basé sur un format particulier
- Choisir une mise en forme des messages par défaut
- Appliquer un papier à lettres ou un thème Outlook par défaut
- Utiliser et créer des modèles de message
- Choisir d’être prévenu de l’arrivée de nouveaux messages
- Configurer les messages de réponse et de transfert
- Créer une ou plusieurs signatures automatiques
- Signer automatiquement les messages
- Paramétrer le gestionnaire d’absence
ORGANISER SA MESSAGERIE
- Utiliser les indicateurs de suivi d’un message
- Utiliser les outils de recherche
- Créer des dossiers, des sous-dossiers pour optimiser la recherche des messages
- Créer un dossier de recherche
- Créer des règles automatiques pour le classement des messages
- Utiliser les actions rapides pour automatiser les tâches répétitives
- Archiver manuellement ou automatiquement dans un fichier de données Outlook
- Définir et supprimer automatiquement le courrier indésirable
- Utiliser les boutons de vote
ORGANISER SA LISTE DE CONTACTS
- Créer et catégoriser ses contacts
- Rechercher un contact
- Créer un groupe de contacts
- Modifier un groupe de contacts
- Envoyer un message à un groupe
- Échanger des cartes de visite
- Importer, exporter des contacts
PRIORISER SES TÂCHES
- Créer, modifier, supprimer une tâche
- Répondre à une demande de tâche : Accepter ou refuser
- Définir la périodicité d’une tâche
- Créer une tâche en définissant le début, l’échéance, l’état d’avancement et le niveau de priorité de celle-ci
- Suivre l’avancement d’une tâche
- Afficher, trier et classer ses tâches
- Assigner une tâche
- Basculer un message, un rendez-vous ou une note en tâche
GÉRER SON CALENDRIER
- Différencier les rendez-vous, les éléments et les réunions
- Planifier, modifier, déplacer ou supprimer un rendez-vous, une réunion
- Définir la périodicité d’un rendez-vous (définir un rappel, une périodicité)
- Inviter des participants à une réunion
- Choisir une plage horaire en fonction de la disponibilité des participants
- Programmer une alarme
- Gérer les confirmations et les annulations
- Modifier la date d’une réunion
- Créer un nouveau calendrier
- Afficher plusieurs calendriers
- Définir la semaine et les heures de travail et gérer les jours fériés
- Partager ses données telles que le calendrier, l’agenda, le carnet d’adresses (nécessite le serveur Exchange)
- Ouvrir un calendrier partagé
- Imprimer le calendrier
Modalité d'évaluation
Afin de valider l’efficacité de la formation et de mesurer votre progression, nous proposons un système d’évaluation basé sur des critères complémentaires, à chaque étape clé de votre projet de formation.
EN AMONT DE LA FORMATION
- Audit personnalisé
- Élaboration d’un plan de formation en collaboration avec les futurs apprenants
PENDANT ET À L’ISSUE DE LA FORMATION
- Réévaluation des attentes des participants
- QCM, exercices et mises en situation réguliers
- Attestation par le formateur des compétences acquises en fin de parcours
- Remise d’un questionnaire de satisfaction client
PLUSIEURS SEMAINES APRÈS LA FORMATION
- Évaluation à froid des connaissances et des compétences acquises
Handicap
La formation est accessible aux personnes en situation de handicap, après étude du dossier. Consultez notre registre d’accessibilité PHILIANCE.
Financement de la formation
FINANCEMENT PAR UN OPCO
Organisme agréé par l’État, l’Opérateur de Compétences (OPCO) dont vous dépendez en fonction de votre activité peut prendre en charge tout ou une partie de la formation.
FINANCEMENT PAR LE PLAN DE FORMATION
Mis en place par le service RH de votre entreprise, vous pouvez bénéficier de votre plan de formation afin de développer vos savoir-faire, savoir-être et vos connaissances.
Il est possible que le financeur prenne en charge tout ou une partie de la formation.
Ces formations pourraient vous interésser
Découvrez nos formations dans le domaine du design et du numérique. Ce sont des formations en alternance, des formations continues ou des formations conventionnées.
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